Vous connaissez la comptabilité matière ?

Tous les trois ans, je suis amené, comme mes autres collègues, à inventorier les biens que possède l’administration.

Les bureaux, les armoires, les fauteuils, les tables, les chaises, les lampes, les voitures, les stores, les ordinateurs, les écrans, les bornes électriques, les tableaux, sont dotés d’une petite étiquette blanche portant un code barre et un numéro à huit chiffres identifiant de manière unique chaque achat. 

Un logiciel et sa base de données recense tout ce que nous devrions posséder dans chaque centre. Des dizaines de milliers de références dont une partie n’existe plus depuis longtemps.

Muni d’un ordinateur portable et un lecteur de code barre également appelé douchette à cause de sa forme, je recherche la petite étiquette blanche sur l’objet et la scanne avec le machin laser. 

Evidemment, les étiquettes sont collées au petit bonheur la chance sur les meubles. Dessous, dessus, sur le côté, à l’intérieur, derrière, à droite, à gauche, sur un pied, une porte, sur le fond et même pour certaines dans un cahier. 

L’exercice consiste à rentrer dans une pièce, ouvrir son inventaire dans le logiciel et partir à la chasse aux œufs avec la douchette. Certains objets ont perdu leur code barre, d’autres n’en ont pas, certains encore sont illisibles. Si dans le listing vous voyez Chaise rouge 00032850 et que vous êtes dans une grande salle de réunion de quarante places, la quête du Graal peut se révéler éprouvante, d’autant que la chaise en question a peut être été déplacée dans la cuisine. Alors vous scannez frénétiquement toutes les étiquettes jusqu’à avoir épuisé tout ce que vous trouvez. Reste alors des meubles, des lampes, des écrans, des tailles crayons orphelins qu’il va falloir retrouver dans d’autres bureaux ou bien déclarer définitivement perdu.

L’opération recommence avec la pièce suivante, vous soulevez les chaises, déplacez les meubles, vous vous accroupissez sous les bureaux, vous ouvrez les placards et vous scannez tout ce qui est blanc.

Ce qu’il y a de drôle, c’est qu’il existe des codes barres non référencés, des biens qui ont été sortis de la base de données mais qui traînent encore dans les bureaux. Pour ceux-là une alerte spécifique s’affiche sur l’écran et il faut revenir au PC pour  tout remettre dans l’ordre. Du coup on travaille le plus souvent à deux, un devant l’ordinateur, l’autre armé de la douchette.

Un bâtiment de 400 m2 nécessite environ une journée de travail pour être complètement inventorié sans compter le temps nécessaire pour s’y rendre. J’ai cinq sites de cette taille situés à plus de 2h de route. Faites le compte vous même.